Paragraaf 7 Bedrijfsvoering

Inleiding

Terug naar navigatie - Inleiding

De samenleving is in ontwikkeling en vraagt om een andere houding van de overheid; minder sturend en meer faciliterend. Zowel voor het bestuur als voor de organisatie is het voor de komende jaren de uitdaging mee te bewegen met deze ontwikkelingen en de kansen die er voor de provincie liggen (externe initiatieven zoals Natuur mei de mienskip, Holwerd aan Zee, de IJsselmeerkust, het Interbestuurlijk Programma, de Regiodeals etc). 

De opbouw van deze paragraaf is aangepast naar aanleiding van de behandeling van de jaarstukken 2020 in Provinciale Staten. De basis voor deze paragraaf is het programma bedrijfsvoering en op verzoek van Provinciale Staten maken we in deze paragraaf op een eenduidige en navolgbare manier het capaciteitsbudget en de ontwikkeling daarvan inzichtelijk. In de tabel hieronder staat de omvang van het capaciteitsbudget, inclusief inzicht in het onderdeel dekking dat wij ontvangen voor capaciteit. Verder maken we inzichtelijk hoe het capaciteitsbudget zich heeft ontwikkeld na de behandeling van de 1e bestuursrapportage 2021 en zo zullen we in elk PenC document de mutaties ten opzichte van het vorige document opnemen. Vervolgens visualiseren we meerjarig de ontwikkeling van het capaciteitsbudget vanuit de structurele en tijdelijke onderdelen.

1. Ontwikkeling en organisatie

Terug naar navigatie - Ontwikkeling organisatie

Organisatieontwikkeling is een doorlopend proces om steeds mee te bewegen op de ontwikkelingen in Fryslân en daar als provincie van toegevoegde waarde te zijn. Hiervoor is een kwalitatief en kwantitatief goede personele bezetting nodig. Een bezetting waarmee we in staat zijn om nu en in de toekomst de provinciale opgave te realiseren, binnen de daarvoor beschikbare budgetten. We kijken naar deze bezetting vanuit het bestuursakkoord ‘Lok op 1’, de bestuurlijke ambities en onze wettelijke taken. 

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

De organisatie werkt opgavengestuurd

Terug naar navigatie - De organisatie werkt opgavengestuurd

De organisatie werkt opgavengestuurd

Beleid

O

Beleid (toelichting)

Onze omgeving, de opgaven die op ons afkomen en de eisen die aan ons werk worden gesteld veranderen in snel tempo. De uitkomsten van diverse onderzoeken (voorjaar en zomer 2022) bevestigen dit beeld en laten zien dat het noodzakelijk is om onze organisatie verder te ontwikkelen. Voorbeelden zijn dat de organisatie nog onvoldoende daadkracht laat zien, er teveel onduidelijkheden zijn als het gaat om aansturing/leiderschap en dat het aanspreken van elkaar en de bestuurlijke sensitiviteit moeten worden verstevigd.  Hiervoor is in 2022 een programma O&O (organisatie ontwikkeling) gestart. Doel van dit programma is de inrichting en werkwijze in de organisatie zo te vormen, dat een wendbare organisatie ontstaat met het vermogen om zich aan te passen aan de toekomstige opgaven en vragen vanuit de mienskip. Een organisatie waarin opgaven en veranderingen gerealiseerd worden, met een heldere structuur en processen, en ook met duidelijke rollen, taken en verantwoordelijkheden. 

Tijd

G

Geld

G

2. Mensen

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

Verhouding vast en flexibel personeel

Terug naar navigatie - Verhouding vast en flexibel personeel

We lichten dit onderdeel nader toe bij het onderdeel Financiën, capaciteitsbudget

Balans tussen de benodigde ruimte voor personeel en de inzet van vaste/tijdelijke medewerkers en inhuur (kwantitatief en kwalitatief).

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Samenwerking

Terug naar navigatie - Samenwerking

Er is een start gemaakt met twee projecten van gedeeld werkgeverschap / shared services in de zin van resultaat 60 Bestuursakkoord

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Inclusief en kansen bieden

Terug naar navigatie - Inclusief en kansen bieden

In 2022 kent onze organisatie 28 participatiebanen

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Over 2022 hebben we 23,6 fta aan participatiebanen vervuld (1 fta = 25.5 uur). Het gaat dan om medewerkers met een doelgroepenverklaring  volgens de Banenafspraak.  Conform de banenafspraak was het doel voor 2022 om 28 fta te realiseren.  

In de 2e bestuursrapportage hebben we toegelicht wat de inzet is om het gewenste aantal van 28 fta te realiseren. Landelijk zien we bij provincies een vergelijkbaar beeld, waarbij de noodzakelijke inzet wel wordt gepleegd, maar er verschillende oorzaken zijn waardoor het niet lukt de doelstelling te realiseren.

Eén van de redenen waardoor wij de doelstelling niet realiseren is dat medewerkers met een doelgroepenverklaring participatiewet die via een dienstverleningscontract werkzaam zijn, nog niet meegeteld mogen worden. Er is hiervoor wetgeving in voorbereiding om dit wel te mogen. Voor Fryslân gaat het in 2022 om  3.9 fta. Zouden we deze medewerkers al wel meetellen, dan komt het totaal voor 2022 op 27,5 fte, wat betekent dat de doelstelling nagenoeg zou zijn gerealiseerd.  

Daarnaast zien we een groep die eveneens een afstand tot de arbeidsmarkt heeft, die echter geen doelgroepenverklaring heeft. Deze groep willen we ook graag kansen bieden. In 2022 ging dit om 6 medewerkers (5,2 fte) die we bijvoorbeeld op een ervaringswerkplek konden plaatsen. Het effect hiervan is dat een deel van deze groep vervolgens instroomt op een reguliere werkplek, of bij de provincie of bij andere organisaties. 

Geld

G

We investeren in jong talent door het aannemen van 10 trainees

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Strategische personeelsplanning (SPP)

Terug naar navigatie - Strategische personeelsplanning (SPP)

Het management development programma is onder andere gericht op de uitvoering van de strategische personeelsplanning

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We bieden een gericht programma op het gebied van leren en ontwikkelen.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We vertalen de meerjarige capaciteitsraming naar de strategische personeelsplanning

Beleid

G

Tijd

G

Geld

O

Geld (toelichting)

Eerder is aangekondigd om eind 2022 een voorstel aan PS aan te bieden om de basiscapaciteit gefaseerd op het gewenste niveau te brengen. Gezien de ontwikkelingen binnen de organisatie en de komende verkiezingen is ervoor gekozen om dit punt mee te nemen bij de keuzes die gemaakt moeten worden in het kader van het nieuwe bestuursakkoord.

3. Informatie en huisvesting

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

Huisvesting in de toekomst

Terug naar navigatie - Huisvesting in de toekomst

Dit programma gaat onder meer over de inrichting van het provinciehuis, waarbij extra aandacht is voor optimaal samenwerken met de mienskip, door ontmoetingen en het fysiek/hybride en online vergaderen beter te faciliteren

Beleid

O

Beleid (toelichting)

De twee experimenten die we in de bestuursrapportage hebben aangekondigd, zijn in het 4e kwartaal van 2022 gestart. Op basis van de ervaringen in die pilots kunnen we de vervolgstappen bepalen.

Tijd

O

Tijd (toelichting)

zie toelichting bij beleid

Geld

G

Informatiemanagement

Terug naar navigatie - Informatiemanagement

Innovatie. We continueren de projecten waarvoor we in 2021 subsidie hebben ontvangen

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Invoering Omgevingswet. De invoering van de Omgevingswet is opnieuw uitgesteld, waardoor ook in 2022 de voorbereiding van de implementatie centraal staat, o.a. het digitaal stelsel omgevingswet (DSO).

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

De invoering van de wet is uitgesteld. Het programma zal doorlopen in 2023

Geld

G

Informatieveiligheid en privacy

Terug naar navigatie - Informatieveiligheid en privacy

De provincie is in control op security en privacy

Beleid

O

Beleid (toelichting)

De onderwerpen security en privacy zijn belegd binnen de organisatie en we voldoen hiermee aan onze wettelijke verplichtingen. Om te kunnen beoordelen waar nog verbeterpunten zijn heeft KPMG, in opdracht van de provincie, in 2022 een cultuurmeting gedaan. In de 2e helft van 2022 zijn de onderzoeksresultaten beschikbaar gekomen en intern in een aantal bijeenkomsten besproken. Conclusie is dat de uitkomsten in lijn liggen met het voorstel dat in de kadernota 2023 is opgenomen voor het programma digitaliseringstrategie. Deze middelen komen vanaf 2023 beschikbaar. In de 1e helft van 2023 zal het beleid voor security en privacy verder worden aangescherpt, inclusief verbeterplan. Naar de toekomst toe is dit ook nodig om in control te blijven. 

Tijd

G

Geld

G

Wetgeving

Terug naar navigatie - Wetgeving

Het programmateam Iepen Finster is gevormd en implementeert oa de WOO. Er is een centraal Woo team opgericht, dit team zorgt voor coördinatie, registratie, bewaking en besluitvorming van Woo verzoeken.  Het Woo proces is beschreven en wordt continu verbeterd in overleg met de verschillende domeinen. Ook vervult het Woo team de rol van de Woo contactpersoon.  De actieve publicatie van de informatie categorieën worden voorbereid. 
Er  is een eigen publicatievoorziening opgezet. Op www.open.fryslan.frl wordt in de maand april gestart met de publicatie van de Woo verzoeken.
Het meerjaren plan informatiehuishouding ter verbetering van de informatiehuishouding is in ontwikkeling. 
De bewustwording (‘open werkwijze’ en ambtelijk vakmanschap) in de organisatie is in gang gezet en wordt dit jaar verder uitgerold.

Een voldoende beoordeling van de provincie-archivaris

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Invoering van de WOO en een start van het programma Wetgeving

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

4. Financien

Terug naar navigatie - Financien

Hieronder wordt inzicht gegeven in:
- het totale bedrijfsvoeringsbudget en bijdrage vanuit projecten en derden
- het capaciteitsbudget
- meerjarig bezettingsoverzicht personeel
- flexibele schil

Inzet beschikbare middelen – bedrijfsvoering

 

Inzet beschikbare middelen
Exploitatie Realisatie 2021 Begroting 2022 na wijziging Realisatie 2022 Saldo
Bedragen x € 1.000,-
Uitgaven
Capaciteitsbudget
- salarissen 66.010 71.891 71.844 48
- inhuur 11.848 11.778 11.224 553
Subtotaal capaciteitsbudget 77.858 83.669 83.068 601
Overige personeelskosten 2.661 2.188 2.397 -209
Kosten automatisering 6.239 6.799 7.698 -900
Kosten huisvesting 6.091 7.405 6.471 934
Overig 3.353 5.792 4.028 1.763
Totaal bedrijfsvoeringskosten (A) 96.201 105.852 103.663 2.189
Dekking
Dekking capaciteit 14.937 18.431 17.135 1.296
Bijdrage van derden 2.206 1.269 1.974 -705
Totaal dekking (B) 17.143 19.699 19.109 590
Saldo van lasten en baten (A-B) 79.059 86.153 84.554 1.599
Terug naar navigatie - Toelichting

Toelichting
Het bedrijfsvoeringsbudget is opgebouwd uit personele en materiële kosten. Een deel van deze kosten wordt gedekt door bijdragen van derden en vanuit tijdschrijven op met name projecten.
Bij de 2e berap 2022 hebben Provinciale Staten € 3,1 mln. toegevoegd aan het capaciteitsbudget, vanwege de effecten van de cao en hogere inhuur.  De totale personeelskosten over 2022 liggen per saldo in lijn met hetgeen werd voorzien bij de 2e berap. We lichten dit punt verder toe bij het onderdeel Capaciteitsbudget.

De overige bedrijfsvoeringskosten (overige personeelskosten, huisvesting, automatisering en overige kosten) vallen per saldo lager uit dan begroot.
De automatiseringskosten vallen in totaal hoger uit (totaal € 0,9 mln.). We zien dat de prijsstijgingen resulteren in hogere kosten voor uitbesteding en licentiekosten. Ook vraagt de verdere automatisering van processen om hogere inzet van ICT-middelen.  Hier tegenover staat een positief effect van de afrekening van de bijdrage aan IPO / BIJ12 voor ICT-beheerskosten (totaal afgerond circa € 200.000).
Wat betreft de huisvestingskosten zien we dat we dat vervangingsinvesteringen met het oog het 'nieuwe provinciale werken' worden uitgesteld. Verder blijken sommige gehanteerde afschrijvingstermijnen (bijvoorbeeld meubilair) korter zijn dan de werkelijke levensduur van het activum. Hierdoor blijven de o.a. de kapitaalslasten achter bij de begroting (ca € 650.000). 
Onder de categorie 'Overig' zien we onder meer dat door vertraging in de uitvoering /besteding (WOO) en uitstel van de implementatie van wet- en regelgeving (Omgevingswet) een aantal tijdelijke budgetten vrijvalt  (totaal circa € 400.000,-).  Ook komt in deze post de lagere uitputting van het budget van de reserve groot onderhoud naar voren (totaal € 860.000,-). Het geplande onderhoud 2022 is bij nader inzien doorgeschoven naar 2023. In 2022 is een aanbesteding opgestart voor een meerjarig (9 jaar) onderhoud provinciehuis, verdeeld in 3 percelen. Door gewijzigd inzicht begin 2022 zijn onderdelen uit het geplande groot onderhoud alsnog opgenomen in de aanbesteding, om in 2023 uitgevoerd te gaan worden. Op programmaniveau (P06) loopt dit verschil weg tegen de mutatie van de reserve en is dan per saldo nul.

Bij de vaststelling van de jaarstukken zal een voorstel voor het vormen van een reserve spaarverlof worden voorgesteld ter hoogte van € 418.700. Het betreft hier gekochte uren door medewerkers vanuit hun Individueel Keuze Budget en Persoonlijk Ontwikkel Budget.

Capaciteitsbudget

Terug naar navigatie - Capaciteitsbudget

In de tweede bestuursrapportage 2022 hebben we een overschrijding gesignaleerd van het capaciteitsbudget. Enerzijds door meer en duurdere inhuur  (effect € 1,5 mln.) en anderzijds door de uitkomsten van Onderhandelingsakkoord voor de CAO (effect € 1,6 mln.). In de tweede bestuursrapportage is voorgesteld en door Provinciale Staten besloten het capaciteitsbudget voor 2022 hiervoor te verhogen met totaal € 3,1 mln.

We zijn hierbij uitgegaan van een ‘voorzichtige’ raming,  om te voorkomen dat er aan het einde van het jaar alsnog een tegenvaller zou kunnen ontstaan. Met ook de opdracht aan de organisatie om strak te blijven sturen op de inzet van personeel. Waar dit mogelijk was is er gekozen om vacatures later in te vullen en het beperken van inhuur, waardoor de kosten lager zijn uitgevallen.  De hogere inhuurtarieven hebben wel tot de genoemde extra kosten geleid.  

Binnen de projecten die we uitvoeren voor derden zien we dat er minder inkomsten zijn binnengekomen voor de dekking van de overheadkosten. Er konden wel meer kosten worden doorbelast aan derden. 

Voorgaande heeft er per saldo toe geleid dat het resultaat op de capaciteitsinzet (incl. dekking) nagenoeg nihil bedraagt. 

In onderstaande tabel zijn de mutaties op het capaciteitsbudget naar aanleiding van besluitvorming door GS als PS  vanaf de eerste bestuursrapportage tot de jaarstukken weergegeven.  Hierbij merken we nog het volgende op:
- bij de septembercirculaire is  besloten om de cao-effecten  voor 2022 niet alleen in 2022 mee te nemen, maar structureel te verwerken in het capaciteitsbudget;
- de mutatie van de Hegewarren betreft een correctie op de wijziging die bij de begroting was meegenomen.  Per abuis is de begrotingswijziging m.b.t. de Hegewarren al verwerkt naar aanleiding van PS van 22 juni terwijl er geen definitieve besluitvorming had plaatsgevonden. Op 21 september is hierover alsnog definitief besloten. De totale omvang van inzet van capaciteit is gelijk gebleven (totaal € 420.000,-) echter het jaar van besteding is aangepast.  Met deze correctie  wordt € 60.000,- verschoven van 2022 naar 2023.

(bedragen x € 1.000) Budget Dekking 2022 2023 2024 2025 2026
1e berap 2022 78.789 72.781 64.819 56.834 55.437
PS 22-06-2022 Kadernota - voorstellen (Omgevingswet) Basis Provincie 0 0 500 500 500
Wijzigingen onder GS mandaat Toerekenen nominaal aan basiscapaciteit Basis Provincie 0 1.782 1.762 1.762 1.762
PS 22-06-2022 Kadernota - voorstellen (Digitaliseringsstrategie) Tijdelijk Provincie 0 1.650 0 0 0
PS 22-06-2022 Kadernota - moties en amendementen (Traineeprogramma en Regenboogbeleid) Tijdelijk Provincie 0 770 770 0 0
Wijzigingen onder GS mandaat Verschuiving personele inzet en inkomsten naar 2023 Tijdelijk Derden -20 20 0 0 0
Wijzigingen onder GS mandaat Meicirculaire (Bodembescherming en Klimaatakkoord) Tijdelijk Provincie 391 0 0 0 0
Wijzigingen onder GS mandaat Inzet capaciteit vanuit middelen No & Moarn Tijdelijk Provincie 500 0 0 0 0
Wijzigingen onder Financiën mandaat Correctie middelen Digitaliseringsstrategie - overheveling van capaciteit naar projectmiddelen (tijdelijk budget) Tijdelijk Provincie -700 0 0 0 0
PS 22-06-2022 Gebiedsontwikkeling Hegewarren Project Provincie 210 210 0 0 0
Wijzigingen onder GS mandaat Inzet voor realisatie busremise Schiermonnikoog Project Provincie 15 60 0 0 0
begroting 2023 79.185 77.273 67.851 59.096 57.699
Wijzigingen onder GS mandaat Overheveling budget werkervaringsplaatsen Basis Provincie 0 241 241 241 241
Wijzigingen onder GS mandaat Capaciteit uit voorziening grondwaterplan Tijdelijk Provincie -60 163 163 0 0
Wijzigingen onder GS mandaat Bijdrage Fryslan Hurde Wyn capaciteit Tijdelijk Provincie 20 4 0 0 0
Wijzigingen onder GS mandaat Capaciteit SPUK Laadinfrastructuur Tijdelijk Derden 157 0 0 0 0
Wijzigingen onder GS mandaat Capaciteit uit bijdragen derden Tijdelijk Derden 226 140 0 0 0
Wijzigingen onder PS mandaat Aanvraag budget voor cao en hogere inhuur(tarieven) Tijdelijk Provincie 3.140 0 0 0 0
Wijzigingen onder PS mandaat Mutaties inzet capaciteit voor legaliseren PAS-melders Tijdelijk Provincie -158 -127 142 142 0
Wijzigingen onder PS mandaat Mutatie inzet capaciteit voor onderwerp 'Bodem' Tijdelijk Provincie -85 85 0 0 0
Wijzigingen onder PS mandaat Capaciteit burgerparticipatie Windpark Fryslân Tijdelijk Provincie 50 0 0 0 0
Wijzigingen onder PS mandaat Capaciteit uit budget ERTMS Tijdelijk Provincie 111 0 0 0 0
Wijzigingen onder PS mandaat Capaciteit uit busconsessie Tijdelijk Provincie 250 0 0 0 0
Wijzigingen onder PS mandaat Capaciteit uit groot onderhoud oevers Tijdelijk Provincie 71 0 0 0 0
Wijzigingen onder PS mandaat Capacitiet t.b.v. veenweideprogramma 2023 Tijdelijk Provincie 0 715 0 0 0
Wijzigingen n.a.v. PS besluit kadernota Capaciteit voor aanvalsplan grutto uit R. NP 2023-2030 Tijdelijk Provincie 0 138 138 138 138
Wijzigingen onder GS mandaat Projectcapaciteit infrastructuur Project Provincie 650 0 0 0 0
Wijzigingen onder GS mandaat Capaciteit uit bijdragen derden Project Derden 5 46 46 46 46
2e berap 2022 83.564 78.678 68.581 59.662 58.123
Wijzigingen onder GS mandaat Toerekenen nominaal aan basiscapaciteit Basis Provincie 28 1.707 1.689 1.689 1.689
Wijzigingen onder GS mandaat Toevoegen budget i.v.m. detacheringen Tijdelijk Derden 264 44 15 0 0
Nota van wijziging begroting 2023 amendement 2: geld voor uitvoering 'Naar een schone en gezonde leefomgeving' Tijdelijk Provincie 0 205 205 0 0
PS 30-11-2022 Inzet capaciteit gedekt vanuit Natuurpact middelen Tijdelijk Provincie 0 2.466 2.466 2.466 2.466
Wijzigingen onder GS mandaat Inzet capaciteit voor regeleing Mienskip & bedriuw yn ferbining: openstelling subsidieplafond Tijdelijk Provincie 0 20 0 0 0
Wijzigingen onder GS mandaat Aanpassing inkomsten DVO Waddenfonds Project Derden -127 0 0 0 0
PS 21-09-2022 Projectinzet gebiedsontwikkeling Hegewarren Project Provincie -60 60
jaarstukken 2022 83.669 83.181 72.955 63.817 62.278
Terug naar navigatie - Capaciteitsbudget vervolg

Het capaciteitsbudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het capaciteitsbudget flexibel is en fluctueert.

Dit leidt tot het volgende overzicht van het capaciteitsbudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (verantwoording via tijdschrijven). 

meerjarig overzicht capaciteitsbudget

 

Terug naar navigatie - Toelichting

Toelichting
De afname van tijdelijke capaciteit (rode balk in bovenstaand overzicht) komt met name door de afloop van het aanvullende capaciteitsbudget voor uitvoering van het vigerende bestuursakkoord (tijdelijke capaciteit, beschikbaar gesteld door Provinciale Staten). De afname projectcapaciteit komt met name door de afloop van de grote infraprojecten en het feit dat voor Programma Natuur alleen voor 1e fase (2021-2023) middelen zijn meegenomen. Mede op basis van een evaluatie wordt de omvang van de middelen voor de 2e fase (2024-2030)  van het Programma Natuur vastgesteld. In deze cijfers is daarnaast nog geen rekening gehouden met te verwachten additionele capaciteit die samenhangt met nieuwe projecten zoals bijvoorbeeld Klimaatmiddelen, FPLG, spooraquaduct Leeuwarden, de Sluis Kornwerderzand en mogelijk de Lelylijn. 

De tijdelijke en projectcapaciteit kunnen dus fluctueren. Het capaciteitsbudget neemt af, als bepaalde taken zijn afgerond en/of  niet meer hoeven te worden uitgevoerd. Het capaciteitsbudget neemt toe als er nieuwe middelen beschikbaar worden gesteld voor tijdelijke en projectcapaciteit door derden of door Provinciale Staten zelf, bijvoorbeeld in een nieuw bestuursakkoord.   Deze fluctuaties maken we transparant in deze paragraaf . Als we kijken naar de midden en  lange termijn verwachten wij dat de middelen voor tijdelijke en projectcapaciteit per saldo toenemen ten opzichte van de huidige situatie.

Eerder in deze paragraaf hebben we al toegelicht dat er een herijking plaatsvindt van de strategische personeelsplanning (SPP), mede gebaseerd op de trajecten ZBB en Benchmark Provincies. Deze notities zijn in juni 2022 behandeld door Provinciale Staten.  De  situatie tot 2022 is dat een deel van de  basiscapaciteit wordt gefinancierd uit bijdragen van derden voor grote infraprojecten. Zowel door het bureau Cebeon (benchmark provincies) als SeederdeBoer (SPP) is, in het kader van het onderzoek naar Provinciale taken, keuzes en consequenties (PS 29 juni 2022), geconstateerd dat dit niet wenselijk is.  Eerder is aangekondigd om eind 2022 een voorstel aan PS aan te bieden om de basiscapaciteit gefaseerd op het gewenste niveau te brengen. Gezien de ontwikkelingen binnen de organisatie en de komende verkiezingen is ervoor gekozen om dit punt mee te nemen bij de keuzes die gemaakt moeten worden in het kader van het nieuwe bestuursakkoord.

Bezetting

Terug naar navigatie - Bezetting

In onderstaand  overzicht staat de ontwikkeling van het aantal fte met een provinciaal dienstverband (vast en tijdelijk). In de berap’s presenteren we op peildatum ook een overzicht van de inhuur (aantallen). Vanaf 2022 vindt de inhuur plaats via een ‘master vendor’ constructie, waarbij de inhuur centraal wordt georganiseerd met één partij (inclusief het inzichtelijk maken van de inzet van de inhuur). 

 Meerjarig bezettingsoverzicht

De bezetting van medewerkers in provinciale dienst is eind 2022 uitgekomen op 832 fte.  

Deze realisatie is hoger dan de 677 fte die als de doelwaarde in de begroting voor 2022 opgenomen prognose stand januari 2023. Verklaring is dat de doelwaarde in de begroting 2022 is bepaald op basis van de beschikbare gegevens medio 2021 en uitgaat van de op dat moment geregistreerde gegevens.  In 2022 heeft een instroom plaatsgevonden van 123 fte in provinciale dienst. Hiervan is 50 fte aan arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd. Het gaat hierbij deels om de vervanging van medewerkers die met pensioen zijn gegaan of zijn overgestapt naar een andere werkgever en waarbij vervanging nodig was voor de continuïteit van het werk. De overige 73 fte betreft dienstverbanden voor bepaalde tijd waarvan 53 fte eindigen in 2023.  Het gaat hierbij  om  werkzaamheden die zijn gekoppeld aan bijvoorbeeld de uitvoering van het huidige bestuursakkoord of besluitvorming van Provinciale Staten.

Op basis van het onderzoeksrapport van Cebeon (vastgesteld in PS juni 2022) gaan we uit van een basiscapaciteit van 640 fte.  De verwachte vaste bezetting bedraagt op peildatum januari 2026 volgens de huidige inzichten 675 fte. Een deel van deze bezetting maakt onderdeel uit van het tijdelijke en het projectdeel van het totale capaciteitsbudget. Verder hebben wij een aantal fte in dienst , die geen onderdeel uitmaken van het genoemde kader van 640 fte. We hebben bijvoorbeeld 11 fte in vaste dienst voor de uitvoering van het Waddenfonds. Op het moment dat een andere partij de uitvoering zou overnemen, is de afspraak dat het personeel mee over gaat naar die partij. We gaan er ook vanuit dat ongeveer 8 fte via detachering aan het werk is bij andere overheden. 

Flexibele schil

Terug naar navigatie - Flexibele schil

Vanaf 2022 vindt de inhuur plaats via een ‘master vendor’-constructie, waarbij de inhuur centraal wordt georganiseerd met één partij (inclusief het inzichtelijk maken van de inzet van de inhuur). 
Dat overzicht staat hieronder. 

Toedeling bedrijfsvoeringskosten aan BBV taakvelden

Terug naar navigatie - Toedeling bedrijfsvoeringskosten aan BBV taakvelden

In onderstaande tabel zijn de bedrijfsvoeringskosten onderverdeeld naar de BBV taakvelden.

Toedeling bedrijfsvoeringskosten aan BBV taakvelden
Begroting 2022 na wijziging Realisatie 2022 Verschil begroting en rekening
Bedragen x € 1.000,-
Bestuur 5.246 4.954 292
Verkeer en vervoer 13.946 14.828 -881
Water 2.671 1.369 1.301
Milieu 5.836 6.012 -175
Natuur 8.462 8.031 431
Regionale economie 5.954 5.663 291
Cultuur en maatschappij 4.235 4.223 12
Ruimte 6.276 6.048 229
Overhead 43.872 43.076 796
Investeringen 8.128 8.152 -24
Voorzieningen 713 794 -82
Onderhanden werken inrichtingsgebieden 514 514 0
Saldo bedrijfsvoeringskosten 105.852 103.663 2.189

5. Fraude en onregelmatigheden

Terug naar navigatie - Fraude en onregelmatigheden

De Koninklijke Nederlandse Beroepsgroep van Accountants (NBA) heeft in februari 2022 aanbevelingen gegeven aan bestuurders en toezichthouders die een houvast kunnen bieden aan organisaties bij de eigen beoordeling van de frauderisico’s en maatregelen ten aanzien van fraudebeheersing. Op basis van deze aanbevelingen is de notitie ‘Verantwoordelijkheden en beleid tav frauderisico’s provincie Fryslân’ opgesteld welke door de directie in oktober 2022 is vastgesteld. Deze notitie geeft een nadere en meer expliciete uitwerking van verantwoordelijkheden van de ambtelijke dienst ten aanzien van frauderisicomanagement en geeft de relatie weer met bestaande beleidsdocumenten van de Provincie. 
Voorbeelden van deze beleidsdocumenten zijn: het personeelshandboek onderdeel integriteit, het bevoegdhedenstatuut en mandaatregeling, inkoopbeleid en Algemene Subsidie Verordening onderdeel Misbruik en Oneigenlijk gebruik.

Daarnaast is door de afdeling Concerncontrol een frauderisico analyse opgesteld. Hierin zijn de risico’s en de beheermaatregelen in beeld gebracht. Dit moet nog nader uitgewerkt worden waarna ook een frauderesponsplan zal worden opgesteld. 

In de auditcommissie van 23 november 2022 heeft de accountant een presentatie gegeven over fraudebeleid en de rol van PS als toezichthouder.  Daarbij zijn ook de bestaande interne beheersingsmaatregelen gedeeld met de auditcommissie.

In 2022 hebben zich geen voorvallen van fraude voorgedaan bij de provincie.

6. Rechtmatigheid

Rechtmatigheidsverantwoording

Terug naar navigatie - Rechtmatigheidsverantwoording

Dit is een nieuw onderdeel in de paragraaf bedrijfsvoering. In de huidige situatie wordt in de controleverklaring van de accountant expliciet een oordeel gegeven over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Getrouwheid geeft aan of de verstrekte informatie juist en toereikend is, geschikt voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt en bij de gebruiker geen ander beeld oproept dan overeenkomt met de feiten. Bij het oordeel over de rechtmatigheid toetst de accountant aan wettelijke regelingen die (financiële) beheershandelingen normeren. 

Op 27 september 2022 is een wetswijziging van de Provinciewet aangenomen waardoor de accountant in de controleverklaring nog uitsluitend een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening geeft. De wetswijziging houdt onder andere in dat het college zelf verantwoording aflegt in de jaarrekening over de rechtmatigheid. De inwerkingtreding van deze wetswijziging is nog niet definitief, is op een tijdstip wat bij Koninklijk Besluit wordt bepaald. De verwachting is dat de wetswijziging met ingang van het boekjaar 2023 in werking treedt. Het jaar 2022 hebben wij gebruikt om ons verder voor te bereiden op deze overgang.
De rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur maakt (na inwerkingtreding) onderdeel uit van de jaarrekening. Hierdoor ziet het getrouwheidsoordeel van de accountant in de toekomstige situatie ook op de rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur. 

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft onder meer als doel:
•    Het markeren van de eigen verantwoordelijkheid van decentrale overheden voor de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties;
•    Het geven van een impuls aan de kaderstellende en controlerende rol van vertegenwoordigende organen, voor wat betreft de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties;
•    Harmonisering van de wijze waarop de accountant de jaarrekening in de publieke sector controleert en de manier waarop overheden rapporteren over onrechtmatigheden.

In de wetswijziging is slechts een beperkte technische wijziging van de Provinciewet opgenomen. De verdere uitwerking van de rechtmatigheidsverantwoording zal met name geschieden door wijzigingen aan te brengen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en het Waterschapsbesluit. 
Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties welke de accountant hanteert. In nauwe samenspraak met de accountant hebben we de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald. De controles zijn uitgevoerd op de volgende processen: personeel, subsidies en overige geldoverdrachten, inkoop en misbruik en oneigenlijk gebruik.